المتابعة… عنصر مهم في أعمال القياديين
د. عبدالله راشد السنيدي
ssnady592@gmail.com
تعد المتابعة في مجال الأعمال وظيفة أساسية من وظائف المشرف الإداري، بدءاً من الوزير ومن في حكمه حتى أصغر مشرف إداري، لكونها تهتم بضرورة سير العمل طبقاً للأنظمة والقوانين واللوائح والخطط التي وضعت له؛ فالرقابة أو المتابعة تكشف الأخطاء من أجل معالجتها وتصحيحها، فضلاً عن المحاسبة عليها حتى لا تتكرر، ولكي يرتدع غير المخطئ عن الاقدام على ارتكابها.
كما أن المتابعة لها دور في مجال التنفيذ وصنع القرارات: وهو التأكد من أن التوجيه الصادر من المسؤول جاء بصورة واضحة، وأن الطريقة التي تتعامل بها القيادة الإدارية مع الموظفين والأسلوب الذي تنتهجه معهم، يتسمان بالشفافية والطابع الإنساني، كما تتأكد المتابعة من عملية الاتصال وكيفية نقل المعلومات.
كما أن المتابعة تبين للمسؤول الموظف المنضبط والمخلص فيكافئه والموظف المقصر فيصلحه.
والمتابعة قد تكون مستمرة، وهي التي تبدأ خلال عملية التنفيذ، وذلك لتلافي الأخطاء التي يمكن وقوعها، ومن ثم تصحيحها في حينه، وقد تحصل المتابعة بعد التنفيذ، وهي المعروفة بالرقابة اللاحقة حيث يبدأ العمل الرقابي بعد الانتهاء من العمل التنفيذي الذي يتمثل دوره حينئذٍ في مقارنة النتائج النهائية بالمعايير والأهداف الموضوعة سلفاً لتحديد مدى التطابق أو الاختلاف بين تلك الأهداف أو المعايير والتنفيذ.
وتهدف المتابعة إلى التأكد من أن أداء موظفي الجهة الإدارية أو المؤسسة الأهلية يتم وفق القوانين والأنظمة واللوائح الموضوعة، ومن سلامة استخدام الموارد المالية والبشرية في الجهة الإدارية، وتلافي الفساد المالي والعمل على تحقيق الوفر المادي، والحد من الإسراف، وتطابق إجراءات الصرف المالي مع القواعد المقررة، والكشف عن المبدعين وذوي الكفاية في مجال العمل، وذلك من أجل تحفيزهم، والتأكد من تفاعل الموظفين مع المصلحة العامة، وأن المسؤولين والقياديين على إلمام بمجريات العمل في مختلف المستويات.
من جانب آخر توجد وسائل عدة أمام المسؤول الإداري لتحقيق عملية المتابعة وهي: تقارير الكفاية التي توضع لقياس مستوى أداء الموظفين، والكيفية التي يتم بها إنجاز الأعمال، والزيارات الميدانية المباشرة وهذه أفضلها والتي يجريها المسؤول للإدارات والأقسام التابعة له من أجل الوقوف عن كثب على مواقع العمل وبيئتها، ورفع معنويات المرؤوسين، والشكاوى التي يتقدم بها المراجعون لكونها تتعلق بالمعاملات الخاصة بهم حيث تضع المشرفين في الصورة في ما يخص الوضع الحقيقي للأخطاء والتجاوزات التي قد تصدر من الموظفين.
ومن وسائل المتابعة الإدارية أيضاً البحوث والدراسات التي تعتبر أحد المصادر لاتخاذ القرارات ومتابعة تنفيذها.
المؤمل هو زيادة تفعيل العمل الرقابي في وزاراتنا وإداراتنا ومؤسساتنا، وأخذ زمام المبادرة في هذا الشأن من قبل الجهات الرقابية وتطوير القوانين أو الأنظمة، لكون المتابعة أو العمل الرقابي من طرق الإصلاح الناجحة.
كاتب سعودي